Apa Itu Virtual Assistant: Definisi, Tugas, & Cara Menjadi VA
Published

Apa Itu Virtual Assistant: Definisi, Tugas, & Cara Menjadi VA

Apa itu Virtual Assistant? Virtual Assistant adalah salah satu profesi yang kini cukup populer di Indonesia. Banyak orang ingin mengetahui apa itu Virtual Assistant dan cara menggeluti profesi tersebut. 

Virtual Assistant (VA) dapat menyediakan layanan administrasi dan teknis dari jarak jauh untuk perusahaan ataupun klien. Menggeluti profesi ini bisa menjadi pilihan karir yang menarik jika Anda mencari fleksibilitas serta work life balance yang baik.

Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu Virtual Assistant, tugas-tugas umum yang mereka lakukan, dan bagaimana cara menjadi Virtual Assistant. Berikut penjelasan selengkapnya untuk Anda.

Apa Itu Virtual Assistant?

Virtual Assistant adalah profesional yang  bekerja secara mandiri atau dalam tim, dan menyediakan layanan asisten dari jarak jauh kepada klien atau perusahaan. Mereka menggunakan teknologi komunikasi digital untuk berinteraksi dengan klien dan menjalankan tugas-tugas yang diberikan.

Sebagai Virtual Assistant, tugas umum yang dikerjakan meliputi manajemen jadwal, pengelolaan email, pengolahan data, penulisan dan penyuntingan dokumen, penanganan panggilan telepon, dan tugas-tugas administratif lainnya.Selain tugas administratif standar, beberapa Virtual Assistant juga perlu memiliki keahlian khusus seperti manajemen media sosial, pemasaran digital, atau pembukuan.

Perlu diketahui, dengan berbagai keahlian yang ditawarkan, Virtual Assistant kini diminati oleh klien dari berbagai industri dan latar belakang. Hal ini membuka peluang karir yang menarik dan fleksibel di era digital ini. 

Virtual Assistant adalah profesi yang bekerja dengan berbagai jenis klien atau perusahaan, termasuk individu, start-up, usaha kecil, dan perusahaan besar. Mereka membantu mengurangi beban kerja, meningkatkan produktivitas, dan memberikan solusi kost-efektif untuk kebutuhan administratif dan operasional bisnis.

Baca Juga: Cara Kerja di Luar Negeri Secara Remote, Cek Tipsnya di Sini!

Tugas Virtual Assistant

Tugas Virtual Assistant bisa beragam antara satu perusahaan (klien) dengan perusahaan yang lain. Berikut ini adalah daftar tugas umum yang dikerjakan oleh VA. Perlu diingat bahwa VA jarang sekali (bahkan mungkin tidak pernah) diharapkan untuk melakukan semua tugas yang tercantum di bawah ini sekaligus. Daftar tugas Virtual Assistant ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang berbagai pekerjaan yang tersedia bagi para asisten virtual. Berikut beberapa di antaranya: 

1. Tugas administratif umum

Ini mencakup manajemen kalender dan email, mengatur jadwal, mengelola email, menjawab panggilan telepon, dan membuat janji.

2. Manajemen proyek

Beberapa Virtual Assistant ditugaskan untuk mengelola berbagai proyek pemilik bisnis. Ini bisa meliputi tugas penjadwalan rapat, melacak pembaruan tim, atau membuat laporan kemajuan. Terkadang, Anda juga mungkin diminta untuk memastikan proyek berjalan tepat waktu atau sesuai anggaran.

3. Pembukuan

Tugas Virtual Assistant selanjutnya berkaitan dengan pembukuan. Asisten virtual sering membantu dalam memproses pembayaran, memeriksa pengeluaran, memverifikasi gaji, dan membuat laporan anggaran rutin.

4. Penagihan dan faktur

Layanan asisten virtual juga bisa dimanfaatkan untuk membantu klien melakukan penagihan dan pembuatan faktur. Untuk tanggung jawab ini, VA mungkin akan memiliki tugas untuk membuat, mengirim, dan melacak faktur menggunakan perangkat lunak perusahaan.

5. Penelitian umum

Kemampuan penelitian yang kuat dapat berguna bagi asisten virtual. Bergantung pada industri klien Anda, Anda mungkin ditugaskan untuk melakukan penelitian tentang hal-hal seperti pasar e-commerce atau properti real estate.

6. Blogging dan penulisan

Beberapa asisten virtual juga membantu klien untuk membuat konten. Untuk tanggung jawab ini, Anda mungkin akan memiliki tugas seperti menulis blog/artikel, konten web, konten media sosial, atau yang lain.

7. Riset pelanggan

Bisnis di mana pun membutuhkan pemahaman yang kuat tentang target audiens mereka. Jadi, jika Anda memiliki keterampilan riset pelanggan seperti analisis SEO atau meneliti umpan balik dan testimoni klien, Anda akan menemukan banyak peluang kerja sebagai customer research VA.

8. Customer support

Customer Support adalah salah satu tugas Virtual Assistant yang paling umum. Ini melibatkan penggunaan keterampilan komunikasi yang baik untuk menjawab pertanyaan, mencari informasi, dan mengelola pesan dari pelanggan.

9. Entri data dan transkripsi

Tugas entri data Virtual Assistant ini melibatkan mengatur dan memasukkan informasi ke dalam sistem komputer. Transkripsi, di sisi lain, melibatkan menyalin rekaman atau mencatat informasi saat pertemuan langsung menjadi teks yang dapat dibaca.

10. Email marketing

Tugas Virtual Assistant ini lebih dari sekedar menanggapi email individual. Anda bertugas untuk membuat pemasaran digital melalui email menggunakan sistem manajemen hubungan pelanggan atau CRM untuk menghasilkan prospek atau meningkatkan keterlibatan dengan pelanggan.

11. Manajemen media sosial

Asisten virtual yang mengkhususkan diri dalam manajemen media sosial akan membantu klien dalam menciptakan dan memelihara kehadiran digital di berbagai platform media sosial. Tugas mereka meliputi pembuatan konten, penjadwalan, berinteraksi dengan pelanggan, dll.

12. Manajemen situs web

Asisten virtual sering melakukan pembaruan dasar situs web, memposting konten, melakukan revisi konten, dan tugas lainnya. Anda mungkin memerlukan keahlian terkait WordPress atau manajemen konten lainnya untuk bisa sukses dalam peran ini.

13. Asisten eksekutif

Asisten eksekutif biasanya bekerja langsung dengan eksekutif tingkat tinggi. Mereka membantu berbagai tugas mulai dari mengatur perjalanan hingga melakukan manajemen proyek.

Baca Juga: Cara Membuat LinkedIn Menarik bagi Recruiter, Ini Triknya!

Sumber: www.freepik.com

Apa Alasan Bisnis/Klien Merekrut Virtual Assistant?

Setelah Anda mengetahui apa itu Virtual Assistant dan tugas-tugasnya, mungkin Anda berpikir tentang alasan mengapa bisnis/klien membutuhkan profesi ini. Berikut adalah beberapa alasan, mengapa banyak bisnis dan klien memilih untuk merekrut Virtual Assistant:

1. Penghematan biaya

Merekrut asisten virtual seringkali lebih ekonomis daripada mempekerjakan karyawan penuh waktu. Bisnis tidak perlu membayar tunjangan seperti asuransi kesehatan, cuti, atau manfaat lainnya yang biasanya terkait dengan karyawan tetap. Selain itu, mengingat pekerjaan bisa dilakukan secara remote, perusahaan juga bisa menghemat biaya dengan merekrut VA dari negara lain dengan standar upah yang lebih rendah. 

2.  Meningkatkan efisiensi

Virtual assistant dapat membantu perusahaan menyelesaikan berbagai tugas administratif, seperti menjawab email, menjadwalkan pertemuan, dan mengelola media sosial. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan strategis.

3. Fleksibilitas dan skalabilitas

Mempekerjakan VA memungkinkan perusahaan untuk bisa dengan mudah beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis. Bisnis dapat merekrut VA untuk proyek atau tugas tertentu, dan mereka dapat menyesuaikan jumlah VA yang mereka butuhkan seiring dengan fluktuasi beban kerja perusahaan. Hal ini dapat membantu bisnis menghindari biaya kelebihan staf dan memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dukungan yang tepat pada waktu tertentu.

4. Akses ke keterampilan khusus

VA berasal dari berbagai latar belakang dan memiliki berbagai macam keterampilan. Bisnis dapat merekrut VA dengan keahlian khusus yang mereka butuhkan, bahkan jika keterampilan tersebut tidak tersedia di kumpulan talenta lokal. Hal ini dapat membantu bisnis meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

5. Jangkauan global

VA dapat berlokasi di mana saja di dunia, yang memberi bisnis akses ke kumpulan talenta global. Hal ini dapat sangat bermanfaat bagi bisnis yang membutuhkan dukungan di beberapa zona waktu atau yang ingin memanfaatkan keterampilan khusus yang mungkin tidak tersedia di negara mereka sendiri.

Baca Juga: Startup vs Corporate: Mana yang Lebih Baik untuk Karir Anda?

Cara Menjadi Virtual Assistant

1. Ikuti kursus pelatihan

Cara menjadi Virtual Assistant yang sukses adalah memastikan bahwa Anda benar-benar memahami pekerjaan tersebut dan memiliki keterampilan yang dibutuhkan. Oleh karena itu, agar Anda bisa menguasainya, Anda bisa mengikuti kursus atau pelatihan baik secara offline ataupun online. 

2. Tentukan keahlian dan minat Anda

Seperti yang kami jelaskan di atas, tugas Virtual Assistant bisa sangat beragam. Jadi, identifikasi terlebih dahulu keahlian dan minat yang Anda miliki yang dapat diaplikasikan dalam peran sebagai asisten virtual. Pertimbangkan keterampilan yang Anda kuasai, apakah itu manajemen proyek, pemasaran digital, administrasi, penulisan, atau keuangan.

3. Tentukan tarif/gaji yang sesuai

Saat memulai karir sebagai Virtual Assistant, mungkin Anda tidak mengetahui berapa standar gaji yang bisa didapatkan. Nah, untuk mengetahuinya Anda bisa melakukan riset dengan mengunjungi job portal yang menawarkan lowongan kerja VA. Ini akan membantu Anda memahami gaji VA yang sesuai dengan keahlian Anda.

Perlu diingat bahwa gaji Virtual Assistant pemula mungkin akan lebih rendah. Meskipun demikian, seiring dengan semakin banyaknya pengalaman kerja yang Anda miliki, tarif gaji bisa akan terus meningkat. Selain itu, ketika tahap interview, Anda juga bisa mendapatkan kesempatan negosiasi gaji sehingga Anda bisa menerima upah yang sesuai.

4. Buat portofolio online

Setelah Anda memiliki pemahaman tentang tugas-tugas seorang asisten virtual dan dapat menentukan gaji yang sesuai, langkah selanjutnya adalah membangun kehadiran online.  Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membuat portofolio kerja dan resume online agar Anda dapat melamar pekerjaan dengan mudah. Dalam portofolio dan resume tersebut, pastikan Anda menonjolkan keterampilan kerja yang relevan dan mencantumkan sertifikasi yang relevan.

5. Mulai melamar pekerjaan

Tentu, cara menjadi Virtual Assistant adalah dengan melamar pekerjaan ini. Cari lowongan pekerjaan virtual assistant secara online, dan jika Anda menemukan yang sesuai dengan kemampuan, Anda bisa segera mengirimkan lamaran. Pastikan surat lamaran yang Anda kirimkan terlihat profesional, dan sertakan portofolio yang menarik. Selalu bersikap profesional dan responsif. Klien mengharapkan komunikasi yang cepat dan jelas, jadi pastikan Anda membalas telepon, email, atau pesan dengan cepat.

Pada artikel ini kami telah menjelaskan secara lengkap mengenai apa itu Virtual Assistant, tugas-tugasnya, hingga cara menjadi Virtual Assistant. Secara garis besar, Virtual Assistant adalah seorang profesional yang memberikan dukungan jarak jauh untuk berbagai tugas baik itu administratif, operasional, maupun layanan pelanggan bagi perusahaan atau individu klien.

Perlu dipahami juga bahwa Virtual Assistant (VA) termasuk dalam kategori jasa outsourcing. Outsourcing adalah praktik di mana sebuah perusahaan mempekerjakan pihak eksternal untuk melaksanakan sebagian atau seluruh tugas atau layanan tertentu yang sebelumnya dijalankan oleh internal perusahaan. Dengan memanfaatkan keahlian dan fleksibilitas seorang virtual assistant, perusahaan dapat mengalihkan berbagai tugas administratif, operasional, bahkan layanan pelanggan kepada tenaga kerja jarak jauh yang profesional. 

Jika Anda tertarik untuk menjadi tenaga kerja IT outsourcing yang terkelola dengan baik, Anda bisa bergabung dengan KAZOKKU. Kami dapat menyalurkan keterampilan Anda kepada perusahaan yang membutuhkan. Saat ini fokus keterampilan yang kami kelola adalah di bidang pengembangan perangkat lunak. Jadi, jika Anda adalah seorang programmer atau software developer, IT project manager, atau IT business analyst, bergabunglah bersama KAZOKKU. Kami menawarkan banyak benefit untuk para pekerja outsourcing. Silakan klik Penempatan Kerja Sementara untuk informasi lebih lanjut. 

Artikel Terkait

Contact Us