Perusahaan jasa keuangan tidak bisa menyeleksi vendor IT outsourcing dengan standar yang sama seperti industri lain. Karena diawasi OJK dan menanggung risiko kepatuhan atas setiap pihak ketiga yang mereka gunakan, lima hal berikut wajib diperiksa sebelum kontrak ditandatangani: kepatuhan regulasi, kejelasan tanggung jawab kontraktual, kecepatan proses, kebijakan penggunaan GenAI, dan skema penggantian talenta.
Kelima poin ini bukan sekadar daftar administratif, masing-masing mewakili risiko nyata yang pernah dialami institusi finansial ketika bekerja sama dengan vendor yang tidak siap. Perbedaan sektor jasa keuangan dengan industri lain bukan hanya soal ketatnya regulasi, tapi juga konsekuensi jika ada kelalaian: sebuah insiden data di perusahaan retail mungkin berdampak reputasi, tapi insiden serupa di institusi finansial bisa berujung pada sanksi regulator, kewajiban pelaporan resmi, dan hilangnya kepercayaan nasabah dalam skala yang jauh lebih besar.
Berikut penjelasan tiap poin, dan pertanyaan konkret yang sebaiknya diajukan ke calon vendor sebelum kontrak ditandatangani.
Panduan Memilih Vendor IT Outsourcing Sektor Jasa Keuangan
1. Apakah Vendor Comply dengan Regulasi Sektor Keuangan?
Vendor IT outsourcing yang bekerja dengan institusi finansial di Indonesia harus tunduk pada ketentuan pengelolaan risiko pihak ketiga sesuai POJK 9/2016 dan pembaruannya, POJK 11/2022. Selain itu, sertifikasi ISO 27001 menjadi bukti konkret bahwa vendor punya sistem manajemen keamanan informasi yang terstruktur, bukan sekadar kebijakan di atas kertas.
Pertanyaan yang perlu diajukan: apakah vendor bisa menunjukkan dokumentasi pengelolaan risiko pihak ketiga yang siap diaudit sewaktu-waktu? Apakah sertifikasi ISO 27001 masih berlaku dan kapan terakhir diperbarui? Vendor yang tidak bisa menjawab dengan cepat kemungkinan besar belum benar-benar menjalankan sistemnya, hanya memenuhi syarat administratif di permukaan.
Catatan: detail implementasi tiap klausul POJK sebaiknya dikonfirmasi dengan tim legal internal masing-masing institusi.
Yang sering luput dari perhatian tim Procurement adalah bahwa kepatuhan bukan status statis, regulasi bisa diperbarui, dan vendor yang baik seharusnya proaktif menyesuaikan proses internal mereka setiap kali ada perubahan ketentuan, bukan menunggu klien menanyakan apakah mereka sudah mengikuti versi regulasi terbaru.
2. Apakah Kontrak Menjelaskan Tanggung Jawab Secara Eksplisit?
Salah satu risiko terbesar dalam kerja sama dengan vendor IT outsourcing adalah klausul kontrak yang multitafsir soal siapa yang bertanggung jawab jika terjadi insiden data. Ketika insiden benar-benar terjadi, misalnya kebocoran data nasabah akibat kelalaian talenta yang ditempatkan, institusi finansial tidak punya waktu untuk berdebat soal interpretasi kontrak sambil menghadapi tekanan pelaporan ke regulator.
Kontrak yang baik harus secara spesifik menyebutkan pembagian tanggung jawab: siapa yang menanggung kerugian finansial, siapa yang bertanggung jawab atas notifikasi ke pihak berwenang, dan bagaimana proses investigasi insiden dijalankan bersama. Tim Procurement sebaiknya meminta klausul ini didiskusikan secara eksplisit di awal negosiasi, bukan menunggu sampai draft kontrak final dikirim vendor.
Proyek Pengembangan Aplikasi Anda Sedang Kritis?
Jangan biarkan deadline terlewati. KAZOKKU hadirkan Developer dan Talenta IT ahli siap kerja, tanpa proses rekrutmen yang membuang waktu.
Konsultasi Sekarang!
Baca Juga: 5 Alasan Mengapa Perusahaan Outsourcing Dibutuhkan Banyak Bisnis
3. Seberapa Cepat dan Transparan Proses Vendor Ini?
Kecepatan bukan cuma soal seberapa cepat CV pertama datang, tapi seberapa transparan seluruh prosesnya, mulai dari requirement digali, kandidat diseleksi, sampai talenta siap ditempatkan. Institusi finansial sering mengalami proses yang terasa lambat bukan karena vendor tidak berusaha, tapi karena requirement di awal tidak digali dengan presisi, sehingga kandidat yang datang berulang kali tidak sesuai kebutuhan.
Pertanyaan yang perlu diajukan ke vendor: bagaimana proses mereka menggali requirement di awal, dan berapa rata-rata waktu dari requirement disepakati sampai kandidat pertama siap diwawancara? Vendor yang bisa menjelaskan proses ini secara konkret, bukan hanya janji “secepatnya”, biasanya lebih bisa diandalkan saat kebutuhan mendesak muncul.
Transparansi juga berarti vendor bersedia menunjukkan status proses secara berkala, bukan hanya memberi update ketika ditanya. Institusi finansial yang pernah bekerja sama dengan vendor yang komunikasinya pasif biasanya merasakan sendiri bagaimana ketidakpastian ini menambah beban kerja tim internal, waktu yang harusnya dipakai untuk evaluasi teknis kandidat, malah habis untuk menagih update status ke vendor.
4. Bagaimana Kebijakan Vendor Soal Penggunaan GenAI oleh Talenta?
Ini poin yang relatif baru, tapi kini menjadi bagian standar evaluasi vendor di sektor finansial. Ketika talenta yang ditempatkan menggunakan tools GenAI seperti ChatGPT atau GitHub Copilot dalam pekerjaan sehari-hari, institusi finansial perlu memastikan ada kebijakan tertulis soal data apa yang boleh dan tidak boleh dimasukkan ke tools eksternal tersebut.
Risiko yang perlu diwaspadai: kode sumber sistem inti atau data nasabah yang tanpa sengaja masuk ke prompt GenAI bisa berisiko dipakai untuk melatih model pihak ketiga, tergantung kebijakan penyedia tools tersebut. Vendor yang serius soal ini seharusnya sudah punya kebijakan tertulis dan proses training untuk talenta mereka sebelum penempatan dimulai, bukan menunggu klien secara eksplisit bertanya soal ini terlebih dahulu.
5. Bagaimana Skema Jika Talenta Resign Lebih Awal?
Pergantian talenta di tengah proyek adalah risiko yang selalu ada, tapi cara vendor menangani situasi ini yang membedakan partner yang andal dari yang sekadar transaksional. Institusi finansial perlu tahu di awal: apakah ada skema penggantian talenta tanpa biaya tambahan dalam periode tertentu, dan seberapa cepat vendor bisa menyediakan pengganti yang levelnya setara.
Ini juga berkaitan dengan pertanyaan soal fleksibilitas kontrak, beberapa vendor menawarkan kontrak fleksibel mulai dari periode singkat, meskipun klaim semacam ini sebaiknya diverifikasi langsung ke masing-masing vendor karena praktiknya bisa berbeda-beda. Yang lebih penting untuk ditanyakan: siapa yang menanggung transisi pengetahuan (knowledge transfer) ke talenta pengganti, dan berapa lama gap yang biasanya terjadi saat pergantian.
Kenapa Kelima Hal Ini Harus Dicek Bersamaan, Bukan Satu Per Satu
Kelima poin ini paling efektif dievaluasi sebagai satu paket sejak awal proses seleksi vendor, bukan ditanyakan bertahap seiring proses negosiasi berjalan. Vendor yang sudah menyiapkan jawaban untuk kelima area ini di muka, dalam bentuk dokumentasi yang siap dibagikan, akan terlihat jelas bedanya dengan vendor yang baru menyusun jawaban ketika ditanya, karena isi jawabannya cenderung lebih matang dan konsisten dibanding respons yang dipikirkan secara reaktif.
Bagi tim Procurement dan IT di institusi finansial, checklist ini bisa dipakai sebagai kerangka evaluasi standar setiap kali membuka proses seleksi vendor baru, memastikan tidak ada aspek penting yang terlewat hanya karena fokus awal ada di kompetensi teknis talenta semata.
Baca Juga: Jasa QA Software Engineer di Jakarta: Panduan Integrasi untuk Engineering Manager dan CTO
Butuh Vendor IT Outsourcing yang Bisa Dipercaya untuk Perusahaan Jasa Keuangan Anda?
KAZOKKU adalah penyedia layanan IT Manpower Outsourcing yang sudah bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan di berbagai industri termasuk sektor keuangan, dan memahami standar kepatuhan yang berlaku. Dalam praktiknya, kami menjalankan proses seleksi talenta yang terstruktur, mengikat setiap talenta dengan NDA sebelum penempatan, menyediakan skema penggantian talenta jika diperlukan, dan memiliki kebijakan tertulis terkait penggunaan tools GenAI oleh talenta yang kami tempatkan.
Dengan kata lain, kelima hal yang wajib Anda tanyakan ke calon vendor di atas adalah hal yang sudah kami siapkan jawabannya.
Jika perusahaan Anda sedang mengevaluasi vendor IT outsourcing atau membutuhkan solusi outsourcing programmer untuk proyek di sektor jasa keuangan, tim KAZOKKU siap berdiskusi. Konsultasi gratis, dan kami merespons dalam 1 hari kerja.
Rotcir
